Giao tiếp là một phần vô cùng quan trọng trong đời sống xã hội. Đây là công cụ giúp chúng ta biểu đạt suy nghĩ, mong muốn, cảm xúc, ý tưởng, đề xuất,…với nhau trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nhờ đó, thông tin được truyền tải và làm cho xã hội ngày càng phát triển. Để quá trình truyền tải thông tin này được hiệu quả, chúng ta cần đáp ứng được những tiêu chí về cả ngữ nghĩa, trình bày và thái độ đối với người nhận thông tin. Những tiêu chí như thế thường gói gọn trong quy tắc 5C – một nhóm quy tắc rất phổ biến hiện nay. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu quy tắc 5C trong giao tiếp này cụ thể là gì nhé.
1. Hoạt động giao tiếp
Từ “giao tiếp” nghe có vẻ đơn giản và được chúng ta sử dụng rất thường xuyên, tuy nhiên đây lại là hoạt động vô cùng phức tạp. Trước khi tìm hiểu về quy tắc 5C trong giao tiếp, chúng ta hãy xem xét về hoạt động “giao tiếp” trước nhé.
1.1. Hoạt động giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động truyền tải thông tin hoặc cảm xúc bằng lời nói, chữ viết hay các phương tiện khác giữa một người hoặc nhóm người, tổ chức đến người, nhóm người, tổ chức khác. Mọi hoạt động giao tiếp đều gồm ít nhất một người gửi, một thông điệp và một người nhận. Một cuộc giao tiếp được xem là thành công nếu việc truyền tải thông điệp dù là thông tin, ý tưởng hay cảm xúc thành công.
Mặc dù nghe rất đơn giản nhưng giao tiếp lại là hoạt động phức tạp. Vì, quá trình truyền tải thông điệp có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Chúng bao gồm cảm xúc, đặc điểm văn hóa, phương tiện được sử dụng để giao tiếp, thậm chí là vị trí của chúng ta.
Sự phức tạp này khiến cho việc giao tiếp một cách chính xác, hiệu quả và rõ ràng là điều rất khó khăn. Nó cũng là lý do tại sao kỹ năng giao tiếp tốt lại được đánh giá cao trong cuộc sống, đặc biệt là bởi những nhà tuyển dụng ở khắp nơi.
Hình: Kỹ năng giao tiếp tốt được đánh giá cao. Ảnh Pixabay
1.2. Cấu trúc của một cuộc giao tiếp
Khi phân tích rõ cấu trúc của một cuộc giao tiếp, chúng ta sẽ làm rõ được vì sao quy tắc 5C trong giao tiếp lại quan trọng đến vậy.
Thông thường, một cuộc giao tiếp sẽ gồm ba phần: người gửi, thông điệp và người nhận.
– Người gửi: là người mã hóa thông điệp, thường là sự kết hợp giữa từ ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ. Thông điệp này sẽ được truyền đi theo một cách nào đó, như bằng lời nói hay chữ viết.
– Thông điệp: là nội dung mà người gửi muốn truyền tải đến người nhận
– Người nhận: là người sẽ giải mã thông điệp của người gửi
Hoạt động giao tiếp có thể gồm nhiều người nhận thông tin. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu làm cho hoạt động này trở nên phức tạp. Sự phức tạp trong giao tiếp này có nghĩa là cùng một thông điệp với cùng từ ngữ và ngôn ngữ cơ thể từ người gửi, nhưng hai hay nhiều người nhận có thể có cách nhìn nhận rất khác nhau. Cũng có thể cả hai đều không có cách hiểu hoàn toàn giống người gửi.
Trong giao tiếp trực tiếp (mặt đối mặt), vai trò của người gửi và người nhận không có nhiều khác biệt, vì đây là cuộc trao đổi qua lại. Dù bằng lời nói, ngôn ngữ cơ thể hay giao tiếp bằng mắt thì đều có gửi đi và nhận lại trong cùng một thời điểm.
Đối với giao tiếp bằng văn bản thì người gửi và người nhận lại có sự khác biệt hơn.
Hình: Hoạt động giao tiếp có thể gồm nhiều người nhận thông tin. Ảnh Pixabay
1.3. Quy trình của một cuộc giao tiếp
Những cuộc giao tiếp diễn ra hàng ngày với mức độ trang trọng khác nhau nhưng đều gồm các bước:
– Người gửi xác định thông điệp cần gửi, kênh liên lạc sẽ sử dụng để gửi và mã hóa thông điệp của mình cho phù hợp với kênh liên lạc đã chọn
– Người gửi gửi thông điệp đã mã hóa qua kênh liên lạc, đến một hay nhiều người nhận
– Người nhận (một hoặc nhiều người) sẽ giải mã thông điệp đó để hiểu ý nghĩa và tầm quan trọng của nó
Chúng ta cần biết rằng, sự hiểu lầm có thể xảy ra trong bất kì giai đoạn nào của quá trình giao tiếp. Chính vì vậy, việc giảm thiểu sự hiểu lầm tiềm ẩn và vượt qua mọi rào cản ở từng giai đoạn của quá trình giao tiếp chính là chìa khóa dẫn đến giao tiếp thành công.
Một người giao tiếp hiệu quả hiểu đối tượng giao tiếp của mình, chọn kênh liên lạc thích hợp, và tìm cách mã hóa thông điệp để người nhận hiểu một cách chính xác nhất, hạn chế thấp nhất sự hiểu lầm.
Sự phản hồi trong giao tiếp cũng rất quan trọng. Vì, nó có thể giúp người gửi thông điệp nắm được cách nhìn nhận của người nhận. Từ đó, hiểu lầm hoặc nhầm lẫn (nếu có) được khắc phục càng sớm càng tốt.
Hình: Sự phản hồi trong giao tiếp cũng rất quan trọng. Ảnh Pixabay
2. Quy tắc 5C trong giao tiếp
Như đã phân tích ở trên, quá trình giao tiếp chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố và việc thực hiện tốt một số quy tắc nhất định sẽ giúp cuộc giao tiếp có khả năng thành công cao hơn. Và quy tắc 5C trong giao tiếp gói gọn những điều cần lưu ý giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.
Quy tắc 5C trong giao tiếp bao gồm:
Clear – rõ ràng
Concise – súc tích
Correct – chính xác
Complete – hoàn chỉnh
Courteous – lịch sự
2.1. Clear – rõ ràng, quy tắc đầu tiên trong nhóm quy tắc 5C trong giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp, dù là nói hay viết, thông điệp của bạn nên rõ ràng để người nhận có thể hiểu được ý của bạn. Bạn nên tự hỏi mình mục đích của việc giao tiếp với đối tượng đó là gì. Nếu ngay chính bạn cũng không chắc chắn thì người nhận của bạn cũng vậy.
Để truyền đạt được một thông điệp rõ ràng đến người khác, bạn hãy giới hạn ý tứ trong mỗi câu. Bạn hãy bảo đảm đối tượng giao tiếp của mình có thể dễ dàng hiểu được điều mình nói. Bạn không nên để người nhận thông điệp phải phỏng đoán hoặc phải tự suy luận từ những điều bạn nói.
Hình: Clear – rõ ràng là quy tắc đầu tiên trong nhóm quy tắc 5C. Ảnh Pixabay
2.2. Concise – súc tích
Consice – súc tích là quy tắc không kém phần quan trọng trong nhóm quy tắc 5C trong giao tiếp.
Khi bạn trao đổi với người khác, đặc biệt là về công việc, thì rõ ràng không chưa đủ, thông điệp của bạn còn cần phải ngắn gọn, súc tích để tránh làm người đối diện thấy rườm rà, nhàm chán, thậm chí mất hứng thú giao tiếp với bạn.
Để đưa ra được một thông điệp súc tích, bạn hãy tự hỏi bản thân những điểm sau:
Có tính từ hoặc từ đệm nào bạn có thể lược bỏ không, cụ thể như: “ví dụ”, “bạn thấy đấy”, “chắc chắn”, “đại loại”, “theo nghĩa đen”, “về cơ bản” hay “ý tôi là”,…
Có câu nào không thực sự cần thiết trong thông điệp không?
Bạn có lặp lại một quan điểm nhiều lần, theo những cách khác nhau không?
Việc trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn rà soát lại những điều mình muốn truyền tải đến người khác, từ đó loại bỏ được những từ, cụm từ, câu không cần thiết.
2.3. Correct – chính xác
Correct – chính xác là yếu tố không thể thiếu khi đề cập đến quy tắc 5C trong giao tiếp. Trong giao tiếp, một thông điệp chính xác sẽ giúp người nhận nó hiểu chính xác điều người gửi muốn truyền tải, từ đó tránh được các nhầm lẫn hay hiểu lầm không đáng có.
Để bảo đảm được tính chính xác trong giao tiếp, bạn hãy trả lời những câu hỏi sau:
Các thuật ngữ kỹ thuật, chuyên môn bạn sử dụng có phù hợp với trình độ học vấn của người nhận thông điệp không?
Bạn đã kiểm tra lỗi ngữ pháp trong thông điệp của mình chưa?
Tất cả tên và chức danh có được viết đúng không?
Hình: Correct – chính xác là yếu tố không thể thiếu khi đề cập- đến quy tắc 5C. Ảnh Pixabay
2.4. Complete – hoàn chỉnh
Complete – hoàn chỉnh là quy tắc không thể bỏ qua trong nhóm quy tắc 5C trong giao tiếp. Một thông điệp hoàn chỉnh là thông điệp có mọi thông tin cần thiết để người nhận có thể theo đó hành động, nếu cần thiết.
Để người nhận thông điệp có thể thực hiện những việc mà bạn mong muốn hay yêu cầu, bạn cần thể hiện mong muốn đó một cách rõ ràng, chính xác cũng như kèm theo các thông tin liên quan như tên liên hệ, ngày, giờ, địa điểm,…một cách đầy đủ.
2.5. Courteous – lịch sự
Courteous – lịch sự trong giao tiếp là yếu tố giúp bạn gây dựng mối thiện cảm với người khác, giúp cuộc giao tiếp của bạn dễ dàng thành công hơn.
Giao tiếp lịch sự chính là cởi mở, thân thiện và trung thực đồng thời không ẩn chứa những lời phê bình, chỉ trích hay hạ thấp giá trị của người khác. Giao tiếp lịch sự cũng là khi bạn ghi nhớ quan điểm của người khác và đồng cảm với nhu cầu của họ.
Giao tiếp là hoạt động diễn ra hàng ngày trong đời sống và công việc. Để đạt được kỹ năng giao tiếp rõ ràng, hiệu quả, bạn cần học hỏi, rèn luyện và cải thiện mỗi ngày. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn đạt được những điều mình móng muốn, xây dựng được các mối quan hệ và duy trì được uy tín đối với người khác. Việc nắm được quy tắc 5C trong giao tiếp và thực hành nó sẽ giúp quá trình giao tiếp của bạn luôn đạt được hiệu quả nhất có thể.
BBT HappyMind.vn
Nguồn tham khảo:
The 7 Cs of communication, Mindtools.com
Cutlip, S.M., Center, A.H., and Broom, G.M. (2013). ‘Effective Public Relations’
