Quản lý thời gian là việc nếu thực hiện hiệu quả, chúng ta sẽ thấy mọi thứ trong cuộc sống được thuận lợi, trôi chảy và ý nghĩa hơn. Đây là công việc không hề dễ dàng, và không phải ai cũng làm được. Tuy nhiên, có khá nhiều phương tiện hữu ích mà chúng ta có thể áp dụng, trong đó có Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower. Đây là một trong những phương pháp tiêu biểu hứa hẹn giúp ích cho chúng ta rất nhiều.
1. Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là gì
1.1 Khởi đầu của sự xuất hiện ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một khung năng suất, mức độ ưu tiên và quản lý thời gian được thiết kế để giúp bạn ưu tiên danh sách các nhiệm vụ hay các vấn đề cần giải quyết. Và bước đầu tiên cần thực hiện là phân loại chúng theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
Phương pháp này được đặt tên theo Dwight D.Eisenhower – vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, với lời trích dẫn nổi tiếng từ một hiệu trưởng trường đại học: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng và việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp”. Ông đã phát triển khái niệm đằng sau phương pháp này trước khi nó được đặt tên. Ông đã sử dụng nó để sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết nhiều vấn đề quan trọng mà ông phải xử lý ở cương vị tướng quân đội Hoa Kỳ, sau đó là Tư lệnh Đồng minh Tối cao của NATO và cuối cùng là tổng thống Hoa Kỳ.
Đây có thể được coi là tiền đề cho phương pháp quản lý thời gian mà nhiều thập kỷ sau, tác giả, nhà giáo dục, doanh nhân và diễn giả người Mỹ Stephen Covey từ đó phát triển ma trận Eisenhower-phương pháp quản lý công việc hiệu quả được nhiều người áp dụng hiện nay.
Ma trận Eisenhower. Ảnh Internet
1.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Còn được gọi là Ma trận quyết định Eisenhower, hộp Eisenhower hoặc Ma trận khẩn cấp-quan trọng, phương pháp này bắt đầu bằng một hình vuông 4 ô, với trục X biểu thị nhãn khẩn cấp và không khẩn cấp, trục Y biểu thị nhãn quan trọng và không quan trọng. Các ô lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới sẽ gồm công việc/ vấn đề:
Quan trọng và khẩn cấp (cần thực hiện ngay)
Quan trọng nhưng không gấp
Không quan trọng nhưng gấp và
Không quan trọng cũng không gấp
Bạn sẽ tiến hành phân loại các công việc của mình và nhóm việc vào ô phù hợp.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là cách áp dụng hộp Eisenhower vào việc quản lý thời gian. Mặc dù ma trận Eisenhower chủ yếu là phương tiện để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc, nhưng nó cũng mang lại lợi ích tương tự trong việc quản lý và sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Khi chúng ta sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, ta có thể dành thời gian cho nhiều công việc với tác động tối thiểu. Đồng thời, ta cũng tận dụng được tối đa thời gian mà ta có.
Sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, chúng ta sẽ quản lý tốt thời gian và tận dụng được tối đa thời gian mà ta có. Ảnh Pixabay
2. Thực hiện phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower như thế nào
Như đã đề cập ở trên, ma trận Eisenhower gồm 4 ô biểu thị các tính chất khác nhau. Để thực hiện phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower, bạn sẽ nhóm công việc vào từng ô một cách phù hợp.
Theo tác giả, diễn giả người Mỹ James Clear, bạn có thể hiểu các mục trong các ô của hộp ma trận Eisenhower theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới một cách đơn giản: thực hiện, quyết định, ủy thác và không thực hiện (hoặc xóa bỏ). Cụ thể:
2.1. Ô thực hiện trong ma trận Eisenhower
Các mục trong ô thực hiện (ô số 1-ô trên cùng bên trái của hộp Eisenhower) là những việc quan trọng, khẩn cấp và kèm theo giới hạn thời gian mà bạn cần thực hiện ngay. Việc giải quyết những mục này trước tiên sẽ đảm bảo rằng các vấn đề quan trọng và cấp bách sẽ không bị bỏ sót. Chỉ khi mọi thứ trong ô này được hoàn thành, hoặc đã thực hiện hết mức có thể tính đến thời điểm hiện tại, bạn mới nên chuyển sang mục tiếp theo.
2.2. Ô quyết định trong ma trận Eisenhower
Ô quyết định trong ma trận Eisenhower (ô số 2-ô trên cùng bên phải) bao gồm những mục quan trọng nhưng không yêu cầu khắt khe về mặt thời gian. Đó là các nhiệm vụ có thể giúp ích cho bạn về mặt cá nhân hoặc chuyên môn, góp phần vào việc đạt được mục tiêu dài hạn. Bạn sẽ quyết định khi nào thì thực hiện những việc đã xếp vào ô này. Tuy nhiên, khi đã lên lịch, bạn không nên trì hoãn công việc trong ô số 2 này, vì nếu không chúng sẽ dễ dàng trở nên cấp bách và chuyển sang ô số 1).
Hình: Khi đã lên lịch thực hiện, bạn không nên trì hoãn. Ảnh Pixabay
Dong ho cat khong tri hoan
2.3. Ô ủy thác trong ma trận Eisenhower
Ô ủy thác trong ma trận Eisenhower (ô số 3-ô dưới cùng bên trái) gồm những việc có thể phân phó cho người khác thực hiện. Đây là những mục bạn cảm thấy thoải mái khi giao lại cho người khác. Chúng thường là những nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức, nhưng vì không cần thiết và lại không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn, nên bạn không nhất thiết phải dành thời gian để xử lý mà có thể giao cho người khác.
2.4. Ô xóa bỏ trong ma trận Eisenhower
Ô cuối cùng trong ma trận Eisenhower bao gồm những việc không quan trọng và cũng không cần thiết, bạn có thể không thực hiện chúng mà không ảnh hưởng gì đến mục tiêu hoặc lợi ích lâu dài. Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể xóa chúng khỏi danh sách của mình. Những việc vô bổ, lãng phí thời gian cũng nên được liệt kê vào ô này để giúp bạn tránh những thói quen, hành vi ít mang lại ích lợi trong khi lại làm giảm năng suất làm việc của bạn. Việc loại bỏ các mục trong ô cuối cùng của ma trận Eisenhower này sẽ giúp bạn có thêm vài giờ để xử lý những việc bạn nên làm hơn.
Việc không cần thiết nên kiên quyết xóa khỏi danh sách thực hiện để tránh lãng phí thời gian. Ảnh Pixabay
Bạn hãy tự mình thử ma trận Eisenhower, học cách lên danh sách công việc, sắp xếp chúng và đánh giá hiệu quả thực hiện. Việc xem xét cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn thông qua lăng kính này sẽ giúp bạn ưu tiên các ngày, tuần và khung thời gian dài hơn một cách chiến lược và hiệu quả hơn.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là cách thức giúp bạn rèn luyện thói quen lên kế hoạch và nhìn nhận công việc, mục tiêu của mình một cách tổng quát. Qua đây, bạn sẽ học được cách sắp xếp mọi thứ trong cuộc sống một cách hợp lý nhất. Sử dụng công cụ này, bạn sẽ đảm bảo những việc cần thiết luôn được ưu tiên thực hiện, cũng như loại bỏ những việc không cần khác. Đây là chìa khóa để bạn phân bố thời gian của mình một cách hiệu quả nhất.
BBT HappyMind.VN tổng hợp
Nguồn tham khảo chính:
Eisenhower Matrix, Productplan.com
https://www.productplan.com/glossary/eisenhower-matrix/
